Eine Rechnung ist ein Dokument, das die Ausführung einer Lieferung oder die Erbringung einer sonstigen Leistung belegt. Sie unterliegt bestimmten Formvorschriften, muss aber nicht notwendigerweise die Bezeichnung „Rechnung“ tragen.

Eine Rechnung hat zwingend folgende Merkmale zu enthalten:

• Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers;
• Name und Anschrift des Leistungsempfängers;
• Ausstellungsdatum;
• Fortlaufende Nummer;
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der Gegenstände bzw. Art und Umfang der Leistungen;
• Tag/Zeitraum der Leistung;
• Entgelt für die Leistung;
• Der anzuwendende Steuersatz bzw. bei Steuerbefreiung einen Hinweis auf diese;
• Den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag;
• Umsatzsteueridentifikationsnummer (UID) des Ausstellers der Rechnung;
• Auf Rechnungen mit einem Gesamtbetrag über EUR 10.000 brutto und wenn die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht, auch die UID des Leistungsempfängers;
• Bei Anwendung der Differenzbesteuerung hat ein Hinweis auf diese zu erfolgen (z.B. Antiquitätenhandel);
• Wird die Rechnung in einer anderen Währung als Euro ausgestellt, ist der Steuerbetrag zusätzlich in Euro anzugeben.

Für Rechnungen, die den Betrag iHv EUR 400 brutto nicht übersteigen (sogenannte Kleinbetragsrechnungen) gibt es vereinfachte Formvorschriften. Für diese ist es ausreichend, wenn sie folgende Merkmale enthalten:

• Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers;
• Ausstellungsdatum;
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der Gegenstände bzw. Art und Umfang der Leistungen;
• Tag/Zeitraum der Leistung;
• Entgelt für die Leistung;
• Der anzuwendende Steuersatz.

Der Abzug der Vorsteuer ist nur dann möglich, wenn eine ordnungsgemäße Rechnung, der die oben angeführten Merkmale enthält, vorliegt.

Unternehmer sind verpflichtet, Rechnungen auszustellen, wenn sie

• Umsätze an andere Unternehmer für deren Unternehmen, oder
• an juristische Personen, soweit sie nicht Unternehmer sind, oder
• eine steuerpflichtige Werklieferung oder Werkleistung im Zusammenhang mit einem Grundstück an einen Nichtunternehmer, oder
• in einem anderen Mitgliedsstaat eine Lieferung oder sonstige Leistung ausführt, bei der die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht und der leistende Unternehmer in diesem Mitgliedstaat weder sein Unternehmen betreibt noch eine an der Leistungserbringung beteiligte Betriebsstätte hat.

Er hat seiner Verpflichtung zur Rechnungsausstellung innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung des Umsatzes nachzukommen.