Die (doppelte) Buchführung ist die systematische und chronologische Erfassung aller finanziellen Transaktionen eines Unternehmens oder einer Organisation. Sie bildet die Grundlage für die Erstellung der Finanzbuchhaltung und dient dazu, einen genauen Überblick über die finanzielle Situation und die Geschäftsvorfälle des Unternehmens zu behalten. Die Hauptaufgaben der Buchführung umfassen:

1. Erfassung von Geschäftsvorfällen: Alle Einnahmen, Ausgaben, Käufe, Verkäufe und sonstigen finanziellen Transaktionen werden in den Büchern oder in elektronischen Systemen erfasst.
2. Kontierung und Buchung: Jeder Geschäftsvorfall wird entsprechend den Kontenrahmen des Unternehmens auf verschiedene Konten gebucht. Dies erfolgt nach den Prinzipien der doppelten Buchführung, bei der jede Transaktion sowohl im Soll als auch im Haben eines Kontos erfasst wird.
3. Organisation der Belege: Alle Buchungen müssen durch Belege (z.B. Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge) nachgewiesen werden. Diese Belege werden geordnet und aufbewahrt, um eine lückenlose Dokumentation zu gewährleisten.
4. Überwachung und Kontrolle: Die Buchführung überwacht die Richtigkeit und Vollständigkeit der erfassten Daten. Dies beinhaltet auch die Kontrolle der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und interner Richtlinien.
5. Erstellung von Finanzberichten: Auf Basis der Buchführung werden regelmäßig Finanzberichte wie die Bilanz, die Gewinn- und Verlustrechnung und der Jahresabschluss erstellt. Diese Berichte bieten Einblicke in die finanzielle Lage des Unternehmens.
6. Bereitstellung von Informationen: Die Buchführung liefert wichtige Informationen für das Management, Investoren, Gläubiger und andere Interessengruppen. Sie unterstützt bei der Entscheidungsfindung und der strategischen Planung.
7. Sicherstellung der Transparenz: Durch die systematische und transparente Erfassung aller Geschäftsvorfälle trägt die Buchführung zur Nachvollziehbarkeit und Glaubwürdigkeit der finanziellen Aktivitäten des Unternehmens bei.

Insgesamt ist die Buchführung ein wesentliches Instrument des betrieblichen Rechnungswesens, das die Grundlage für die Finanzbuchhaltung und die betriebswirtschaftliche Analyse bildet. Sie stellt sicher, dass alle finanziellen Transaktionen ordnungsgemäß dokumentiert und ausgewertet werden, um die finanzielle Stabilität und Effizienz des Unternehmens zu gewährleisten.

In Österreich besteht eine Buchführungspflicht für bestimmte Unternehmen. Diese Pflicht ergibt sich aus dem Unternehmensgesetzbuch (UGB) und anderen relevanten Gesetzen, insbesondere dem Steuerrecht. Die Buchführungspflicht umfasst die Pflicht zur ordnungsgemäßen Erfassung aller Geschäftsvorfälle (nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung) und die Erstellung eines Jahresabschlusses.

Buchführungspflichtig nach dem UGB sind:

• Kapitalgesellschaften (z.B. GmbHs und AGs) und Personengesellschaften, bei denen keine natürliche Person unbeschränkt haftet (GmbH & Co KG), sind grundsätzlich zur Buchführung verpflichtet, unabhängig von ihrer Größe und ihrem Umsatz.
• Einzelunternehmer und Personengesellschaften, bei denen natürliche Personen unbeschränkt haften, sind zur Buchführung verpflichtet, wenn sie in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren einen Umsatz von mehr als EUR 700.000 oder in einem Geschäftsjahr einen Umsatz von mehr als EUR 1 Mio. erzielen.
• Freie Berufe (z.B. Ärzte, Anwälte, Steuerberater) sowie Land- und Forstwirte sind von der Buchführungspflicht nach dem UGB ausgenommen, unabhängig von ihrem Umsatz.

Da die Buchführung alle finanzrelevanten Transaktionen zwischen einem Unternehmen und seiner Umwelt oder innerhalb eines Unternehmens registriert, während sich die Rechnungslegung mit der Darstellung und Offenlegung dieser Ergebnisse befasst, dient die Buchführung der Rechnungslegung.